Mejllista – så kommer du igång

Med en mejllista där du samlar in mejladresser och gör utskick som landar direkt i mejlkorgen har du goda möjligheter att skapa närhet till läsaren. På sikt kan det skapa inkomster eller engagemang för din sak. Jag tycker också att det är bland det roligaste jag vet att få skriva mejl till mina prenumeranter.

Fördelarna med mejl är flera med här kommer några:

• Mejllista som alternativ och komplement till sociala medier. I sociala medier kan förutsättningarna när som helst förändras, eller ditt konto försvinna eller blockeras. Möjligheten att få hjälp att lösa problem är väldigt liten, det finns inte någon kundtjänst att kontakta. Då är det bra att ha ett alternativ där du själv har kontroll. Och ett alternativt sätt att kontakta dina följare om något händer. 
• Du kommer närmare din läsare. När ditt mejl landar i inkorgen är chansen betydligt större att innehållet blir läst än i sociala medier. Där visas inte allt för alla och dina inlägg försvinner fort ur flödet. 
• Läsaren påminns om att du finns. Säljer du tjänster eller produkter vill du att läsaren nästa gång de behöver köpa något har ditt företag i åtanke. Då behöver de påminnas om att du finns. 

Vem ska prenumerera på din mejllista och varför?

Innan du startar en mejllista behöver du fundera på vem du vill nå, och varför de ska vara intresserade av att läsa ditt innehåll. Kanske har du redan ringat in din målgrupp? Glöm i så fall inte att applicera det du vet om dem på dina mejl. Tilltalar detta innehåll målgruppen? Håller det sig inom områden som intresserar dem? 

För att kunna få in prenumeranter behöver du också kunna formulera vad det är mottagaren får av att ge ifrån sig sin mejladress och få dina mejl? Att skriva ”prenumerera på våra mejl” ger få prenumeranter, mottagaren vill veta varför de ska prenumerera på just ditt innehåll. Vad får jag som mottagare?

Vad ska mejlen innehålla? 

Vilken typ av innehåll vill du skicka i dina mejl? Det behöver du fundera på innan du startar. Du behöver hitta en gyllene medelväg där du inte tänker för smalt, då riskerar du att få slut på saker att skriva. Men inte heller för brett för då lämnar du de områden som målgruppen är intresserad av. Försök hitta några kategorier av innehåll. Nästa gång du tänker på ett nytt ämne fundera på om det ryms inom dessa kategorier, eller är du på väg att sväva ut?

Här är några tips på saker att göra och att inte göra: 

• Spegla inte befintligt material. Låt inte ditt mejl vara en exakt kopia av redan befintligt innehåll, eller endast länka vidare till detta. Det är inte fel att sprida dessa igen men addera i så fall något nytt eller extra. Ge det en ny vinkel. 
• Bli inte ett reklamblad. Ingen vill i längden ha ett mejl som endast består av dina produkter eller tjänster. Dela med dig av din kunskap, tankar eller reflektioner. Undvik att ständigt erbjuda rabatter för att hålla kvar läsarna. Är de då prenumeranter av rätt anledning?
• Var personlig. Kan du vara lite mer personlig i dina utskick? Skapa en relation till läsaren med bra innehåll som läsaren ser fram emot. Redan när läsaren skrivit upp sig på din mejllista har ni en närmare relation och det är också mer personligt att hamna i inkorgen än i ett flöde på sociala medier.

Vad vill du uppnå med din mejllista?

Fundera över syftet med att skicka ut mejl? Hur vill du att läsaren ska agera eller känna efter de läst? Ska de köpa en produkt, läsa något på din webbplats eller ta kontakt med dig? Ska de känna sig glada, inspirerade eller har du bidragit till nya tankesätt? 

Som alltid är det viktigt att ge någon form av värde till mottagaren. Mina egna mejl har i dagsläget väldigt lite sälj i sig. Jag ser dem främst som ett sätt att hålla kontakt med mina läsare. Och att ge dem värde i form av tips, tankar, idéer och reflektioner. Det rör sig dock alltid inom området, klimat, miljö och kommunikation. De ska få komma lite närmare mig och mina tankar och funderingar samtidigt som jag delar med mig av kunskap, så att de kan få förtroende för mig. 

Så sätter du upp en mejllista 

För att börja med att göra utskick via mejl bör du hitta ett lämpligt webbaserat verktyg för att skapa dina utskick och för att samla mejladresser i. Så att du på ett snyggt och säkert sätt kan leverera dina mejl. 

Kostnaden för dessa verktyg kan variera, flera är dock gratis upp till en viss mängd mejladresser eller antal utskick. Till en början kan ett gratis verktyg vara en bra lösning innan du fått in någon större mängd mejladresser. Men bli inte dumsnål på sikt, om dina utskick ger dig inkomster kan det vara värt att betala för det. Det kan vara svårt att välja verktyg men det fina med mejllistan är att du lätt kan ta med dig adresserna till ett nytt verktyg. Så våga testa.

Kolla om du på ett enkelt sätt kan koppla samman verktyget med din egen webbplats. Det bästa sättet att samla in mejladresser är via ett formulär på din webbplats. Formuläret skickar i sin tur informationen vidare till det mejlverktyg du valt och uppgifterna samlas i en lista som du använder för ditt utskick. För att se till att få in personer som verkligen vill ha dina mejl och att inte någon anmäler andra personer är det lämpligt med så kallad dubble-opt-in, där mottagaren bekräftar sin prenumeration via mejl. 

Har du inte en egen webbsida behöver du hitta ett mejlverktyg som också erbjuder möjligheten att bygga en separat anmälningssida för att samla in mejladresser. 

Håll dig inom lagen 

Att samla in mejladresser till en mejllista innebär ett ansvar för hantera dessa korrekt. Det är dataskyddsförordningen (GDPR) som styr vad du får och inte får göra. Att samla in uppgifter som mejl och namn är personuppgifter som måste hanteras korrekt.

Jag är inte jurist, så du behöver själv ta reda på vad som gäller kring GDPR. Men här kommer några saker att ta hänsyn till kring mejllistor och GDPR.

• Samla in kontaktuppgifter på mottagarens initiativ. Mottagaren ska själv godkänna att få mejl. Förslagsvis genom en ruta som bockas i där de godkänner din hantering av personuppgifter. Rutan ska inte vara ibockad från start.
• Du måste radera personuppgifter om personen själv ber om det. Samt kunna redovisa för personen vilka uppgifter du har.  
• Du ska inte samla in fler uppgifter än nödvändigt. Du behöver inte veta telefonnummer eller adress för att kunna skicka ut mejl.
• Det ska vara tydligt vilket innehåll som mottagaren kan förvänta sig. Du får inte använda listan för att göra utskick om andra saker, eller lämna vidare listan till andra (tredje part) om detta inte tydligt framgått när personen skrivit upp sig. 
• Det måste gå att avanmäla sig från utskicken. Det ska finnas en tydlig länk för avanmälan. Viktigt att den också fungerar!
• Du får inte skicka ut mejl som avslöjar samtliga mejladresser i mejllistan. Mottagaren ska endast se sin egen adress vid utskick då du annars delar med dig av personuppgifter.

Mer information om GDPR på Integritetsskyddsmyndigheten 

Var lagras dina insamlade personuppgifter?

Nu blir det snårigt. När du väljer leverantör av mejlverktyg kan det vara bra att även titta på var de personuppgifter du samlar in lagras. Enligt GDPR bör personuppgifter lagras inom EU för att de ska ha ett gott och likvärdigt skydd. Det är möjligt att lagra personuppgifter i andra länder men då har du ansvar för att detta sker på samma sätt som inom EU.

De flesta digitala verktyg vi använder kommer från USA. Via ett avtal kallat Privacy-Shield har det tidigare funnits möjlighet att ändå låta företag i USA lagra personuppgifter från EU. Österrikaren Max Schrem har dock valt att testa detta genom att dra frågan via EU-domstolen som valde att ogiltigförklara Privacy Shield som ett tillräckligt skydd. Detta är andra gången Max Schrem testar lagstiftningen och därför refereras detta numera till som Schrems ll målet. 

Frågan står för tillfället mest och stampar, vi inom EU fortsätter i de flesta fall att använda alla dessa tjänster som lagrar personuppgifter i USA då vi är beroende av dem. Samtidigt som det de amerikanska företagen på olika sätt försöker uppfylla kraven.

Vill du vara helt säker på att undvika krångel välj ett mejlverktyg från ett land inom EU och där informationen lagras inom EU. Annars har du nämligen ansvar för att försöka reda ut om det verktyg du väljer har ett tillräckligt gott skydd vid överföring till så kallat tredje land. Vilket inte verkar helt lätt. Återigen jag är ingen jurist men detta kan vara bra att känna till och du måste själv besluta hur du vill agera. 

Mer om Schrems II-domen och överföringar till tredje land hos Integritetsskyddsmyndigheten

Hur ska mejlen se ut? 

Har du anmält dig till ett par mejllistor har du säkert sett att designen kan variera. Vissa består av endast text precis som ett vanligt mejl, andra är designade med logotyp, färger och typsnitt som utgår från hur företaget brukar presentera sig. 

Det finns för och nackdelar med båda alternativen, det enkla utseendet riskerar lätt att bli en väldigt stor klump av text med dålig överblick. Det designade alternativet har dock risken att inte läsas in korrekt i mottagarens mejlklient.

Själv har jag valt det med designade alternativet även om jag försöker vara restriktiv med bilder och minimera storleken på dessa. 

Utöver detta fundera på mängden text i mejlet. Ska majoriteten av det du vill säga finns i mejlet eller vill du göra kortare notiser med fler länkar ut till annat innehåll? Det finns inget rätt eller fel utan kanske behöver du testa vad som går hem hos din målgrupp. Risken med fler länkar är att mottagaren lämnar mejlet och kanske inte läser färdigt resten. Medan långa texter kanske inte blir lästa av just den anledningen att de är långa.

Gör ett utskick

När du fått några personer som anmält sig till din mejllista. Behöver du ta fram text och eventuella bilder till ditt utskick. Därefter är det dags att i ditt valda verktyg skapa ditt utskick. Verktygen använder så kallad drag-and-drop där du drar in olika delar du vill använda i ditt utskick utifrån ett antal alternativ.

Det är bra att sätta upp en återkommande mall som du kan använda till dina utskick, för att spara tid och skapa igenkänning för mejlen.

Testa ditt mejl 

Innan du skickar iväg ditt mejl bör du kontrollera så att allt är förberett och fungerar som det ska. Jag rekommenderar att du alltid gör ett testutskick till din egen mejladress, ditt mejlverktyg bör ha en sådan funktion.

Här hittar du min checklista för vad du kan kontrollera innan du skickar.

Mejllista, miljö och klimat

Som alltid har vår digitala närvaro också en påverkan på klimat och miljö. Ser vi på mejl så är det trots allt allt ett betydligt mindre avtryck än alternativet att skicka ett brev. 

Mejl har dock påverkan både när det skickas och när det lagras. De flesta av oss är ganska dåliga på att slänga mejl. Själv har jag därför själv lagt in en liten uppmaning om att slänga mejlet när mottagaren läst klart. Det visar också på vilka värderingar som är viktiga för mig. 

För att minska klimat och miljöpåverkan från mejl kan vi också se till att reducera mejlets storlek. Försök hålla mejlen så enkla och minimalistiska som möjligt. Håll ner antalet bilder och se till att anpassa bildens storlek efter den faktiska storleken. Använd till exempel www.tinypng.com för att minska bildens storlek ytterligare.

Mer om bilder har jag skrivit under minska din webbplats klimatpåverkan.

Undvik olika typer av inbäddningar för att visa innehåll direkt i mejlet från exempelvis Youtube eller sociala medier.

Mejllista och automation

Många talar sig varma om automatisera mejlutskick och det finns absolut många fördelar med att kunna sätta upp ett flöde av mejl. Det är inte i den änden jag tycker att du ska börja om du idag inte använder dig av mejl. 

Automation av mejl är lite som alla som försöker få passiv inkomst att verka som att det bara händer av sig självt. Arbetet måste fortfarande göras. Mejlen behöver skrivas. Den enklaste delen av automation som du bör börja med är att se till att nya prenumeranter får ett första mejlutskick kort efter de anmält sig till din mejllista.

Mejlen hamnar i spamkorgen

Som alltid när vi skickar mejl riskerar dessa att inte nå fram då uppfattas som skräppost. Samma sak gäller för mejlen du skickar via din mejllista. Tyvärr får du nästan räkna med att några kanske aldrig får dina mejl. Det finns några saker du kan göra för att försöka undvika att bli sedd som spam.

• Använd en egen mejladress och domän. Det vill säga har du en egen webbplats använd en mejladress kopplat till denna.
• Undvik specialtecken och stora bokstäver. Minimera användandet av stora bokstäver, specialtecken och emojis. Undvik alltså KOM OCH KÖP!!!!! 🙂
• Undvik vissa ord. Spamfiltret kan reagera på vissa ord som är vanligt förekommande i spam exempel på sådana ord är pengar, gratis och grattis. Och faktiskt ordet spam.
• Gör snygga länkar. Klistra inte in länkar direkt. Skriv istället en beskrivning av vad länken är och länka denna.
• Undvik stora och många bilder. Både antalet och storleken på bilder kan få spamfiltren att reagera. Minimera bilderna i antal och i storlek. Blanda upp ditt innehåll och låt texten dominera.

Ett sätt som ökar din möjlighet är att anses som en kontakt till mottagaren, du kan därför uppmana mottagaren att lägga till den mejladress som används för mejlutskick i mottagarens egen kontaktlista. Detta behöver du så klart göra vid anmälan till din mejllista och inte via mejl.

Hur ofta ska du skicka mejl? 

Här blir det tråkiga svaret att det beror på. Vad är rimligt att hinna med och fortfarande producera ett bra innehåll till läsaren. Hur ofta tror du läsaren är villig att få mejl utan att tröttna? Det får inte heller bli så sällan att läsaren glömt bort dig.  

Själv skickar jag i dagsläget ett månadsmejl. Själv kan jag känna att det kanske är något glest, men baserat på att jag bara jobbar 50 procent med företaget och har en liten mottagarlista har jag bestämt att det just nu får räcka. 

Generellt är ett tips att skicka oftare med lite, men bra innehåll. Än sällan med för mycket innehåll.

Uppföljning – hur gick det? 

Uppföljning av mejl mätts i faktorer som antalet öppnade mejl, och antal klick på länkar. Så har det i alla fall historiskt sett ut. Det kan dock vara dags att hitta nya sätt att mäta sina resultat då dessa siffror kommer att bli allt sämre och inte vara tillförlitliga. Detta då Apple infört sitt Mail Privacy Protection som ett val för de som installerat IOS 15 eller MacOS Monterey. Detta innebär att de som använder apples mejlprogram kan välja att inte dela med sig av information om vad de gjort med ditt skickade mejl.

Vad kan du mäta istället? Tillväxten av prenumeranter kan vara en siffra, och hur många som avregistrerar sig. Med länkar till dina egen webbsida kan du se om trafiken ökat i samband med mejlet. Ett mer mjukt värde är också vilken respons fick du på mejlet. Fick du personer att svara på mejlet, nya kontakter och diskussioner?

Behöver du hjälp att komma igång med en mejllista? 

Det är en del jobb med mejllista. Vill du få hjälp att komma igång? Eller behöver du hjälp med utseende eller innehåll i dina mejl. Kontakta mig så diskuterar vi vidare om hur jag kan hjälpa till. Vill du få mina mejlutskick? Ja då finns en anmälan här nedanför.